¿Cómo usar Trello para gestionar proyectos?

Cuando realizas un proyecto solo o con otra persona, la organización del trabajo es sencilla y podéis poneros de acuerdo de manera rápida y fácil. En cambio, si tenemos que abarcar un proyecto de cinco personas o más, comienza a ser complicado y no sabemos quién tiene que hacer qué. Trello tiene el objetivo de resolver este tipo de problemas. Se trata de una de las mejores herramientas para organizar proyectos en grupo. Hoy en nuestro blog, te contamos como funciona.

¿Cómo funciona Trello?

Trello una aplicación de gestión de proyectos que ha conseguido seducir a miles de usuario gracias a sus sencillas listas de tareas que con simplemente arrastrar y soltar puedes aumentar la productividad de tu equipo. Esta herramienta te permite crear boards y combinarlos con listar y tarjetas de tareas, como si de un tablero de corchos se tratará, pero con las infinitas posibilidades que ofrece el mundo digital.

Existen múltiples formas diferentes de organizar y combinar estos elementos para darle utilidad a tus proyectos. Puedes agrupar tus tareas como proyectos generales o como tareas individuales. Por ejemplo, podrías crear un tablero por cada asignatura o por cada trabajo si eres un estudiante. En el caso de que seas un profesional de marketing, podrás crear un tablero por diferentes clientes.

Trello se vuelve muy interesante cuando comenzamos a usarla para organizar el trabajo en equipo, porque nos permite tener una visión general de en qué etapa se encuentra cada tarea del proyecto o en qué estado de finalización se encuentra el proyecto. En Trello, puede hacer que cada tarjeta sea una tarea pendiente y, por otro lado, puedes crear listas como “Por hacer”, “En proceso”, “En revisión” o “Finalizado”, que te dan una visión general de el estado del proyecto y de los ítems pendientes de cada uno de los miembros del equipo.

Las principales funcionalidades de Trello

1. Plugins y personalizaciones

   Trello contiene una gran variedad plugings adicionales tanto si tienes un perfil gratuito o premium. Por ejemplo, puede calendarizar tus tarjetas por fecha de finalización, agregar ubicación o votaciones, muy utilices para decidir el restaurante en el que organizareis la cena de navidad de la empresa.

2. Integración con otras aplicaciones

   Una de las principales funcionalidades de Trello es la integración con aplicaciones de terceros. Por ejemplo, puedes conectar tu perfil de Trello con Slack para recibir recordatorios automáticos de cuándo finaliza la realización de un proyecto en concreto, o con Google Drive o Dropbox para adjuntar todo tipo de documentos a tus tarjetas. Por otro lado, cada listado del tablero posee un correo electrónico único que te permite reenviar cosas directamente a tu lista de tareas.

3. Atajos de teclado para que todo sea más rápido

   Una de los principales objetivos de Trello es fomentar la productividad personal y del equipo. Por eso, la herramienta cuenta con decenas de atajos de teclado que te permiten hacer cualquier cosa en tus tarjetas. Por ejemplo, si tecleas la letra “B” abre un menú de tableros que te permite buscar entre todos los tableros disponibles. Si pulsas “C” la tarjeta seleccionada se archivará. Puedes encontrar todo el listado de atajos en el siguiente enlace: https://trello.com/shortcuts

4. Automatización de tareas

   Una de las últimas actualizaciones es las incorporaciones de un asistente que te permite automatizar tareas. La funcionalidad conocida como Power-Up Butler te ayuda a despreocuparte de las tareas repetidas o de ir arrastrando cada una de ellas por las diferentes listas. Por ejemplo, no será necesario que el responsable del grupo vaya asignado una tarea a un miembro del equipo a medida que está va avanzando. Por ejemplo, si trabajas en una agencia de contenidos, el redactor una vez finalizado su texto, lo colocará en revisión y automáticamente se le asignará la tarea al responsable de corrección y añadirá una fecha de vencimiento de dos días. Este sabrá que tiene dos días para dar su feedback.

Por último, antes de utilizar Trello, lo más importante es que tengas en cuenta que se trata de una herramienta de productividad, por lo que no caigas en el error de complicar demasiado tus tableros y pases más tiempo arrastrando tarjetas y creando codificaciones de colores en lugar de realizar tu proyecto. Por lo que recomendamos un buen planteamiento inicial, y que todo el equipo de trabajo se encargue de mantener y conocer el funcionamiento o la dinámica de trabajo.