¿Cuáles son las funciones de un asistente a la dirección?

¿Te gustaría trabajar en el sector de la administración? Cursando el Ciclo Formativo de Grado Superior en Asistencia a la Dirección podrás dedicarte a trabajar como asistente/a o secretario/a de dirección, una salida profesional muy demandada. Pero, ¿sabes cuáles son las funciones de un asistente a la dirección? Te invitamos a descubrirlas.

¿En qué consiste la FP Asistencia a la Dirección?

Si decides cursar la FP Asistencia a la Dirección es porque eres una persona con perfil organizativo y habilidades comunicativas, a quien le gustaría trabajar en el sector de la administración. Para ejercer como asistente o asistenta de dirección deberás contar con la titulación oficial correspondiente al Grado Superior en Asistencia a la Dirección y, una vez terminados tus estudios superiores, estarás capacitado para dedicarte a esta profesión tan requerida en muchas empresas y organismos.

El perfil de asistente a la dirección realiza muchas funciones y muy polivalentes, por lo que se trata de un profesional altamente demandado: dependiendo de la organización o empresa para la que trabajes, tus funciones como asistente a la dirección pueden variar, pero a grandes rasgos podemos decir que la actividad profesional de este perfil profesional se basa en organizar y gestionar la agenda y todos los quehaceres del director/a, gerente o CEO de una empresa privada u organismo público.

¿Te interesa lo que te contamos pero tienes dudas sobre algunas de las funciones como asistente a la dirección? No te preocupes, te las detallamos a continuación y te ayudamos a descubrir esta profesión más a fondo.

¿Qué hace un asistente de dirección?

Como asistente de dirección, tus funciones serán muchas y muy variadas, pero quizás una de las tareas más importantes es la de llevar la agenda del director/a y organizarle su día a día.

Y es que todos sabemos que la responsabilidad de un gerente, director/a o CEO de cualquier organización pasa por gestionar múltiples tareas, así que puedes imaginarte que la función de su asistente/a o secretario/a de dirección será la de organizar, administrativamente, todas estas funciones. Veamos las principales tareas de un asistente de dirección:

• Organizar la agenda del director

  Como decimos, quizás unas de las funciones como secretario/a o asistente/a de dirección es la de llevar bien organizada la agenda de tu superior. Es importante establecer una buena relación entre ambos profesionales, ya como asistente/a te interesará saber las visitas que tiene, las reuniones, las entradas y salidas, los viajes de negocios… Cuanto más sepas de su agenda, mejor podrás organizar sus citas y reuniones sin miedo a solaparlas.

• Filtrar y revisar los correos electrónicos y las llamadas

  Un director general o jefe es la máxima figura de cualquier empresa, por lo que todo el mundo suele querer hablar directamente con ellos. Como profesional asistente de dirección, tendrás la función de filtrar estos correos electrónicos y gestionar las llamadas entrantes. Debes conocer qué es importante (y, por lo tanto, debes hacer llegar a tu jefe/a de manera inmediata) y qué no es tan importante (y te toca hacer de “escudo” o filtro).

• Organizar la información

  Desde revisar contratos hasta preparar informes, pasando por la corrección ortográfica y la clasificación de la documentación de forma adecuada. Y es que si estudias la FP Asistencia a la Dirección sabrás que esta profesión del sector administrativo trabaja continuamente con documentación, archivos e informes. Así que una de las funciones como asistente/a de dirección será la de planificar y organizar toda la documentación necesaria para las reuniones de dirección, las presentaciones, los dosieres, materiales de apoyo o los contratos y convenios de colaboración, entre otros.

• Asegúrate de tener dos agendas de contactos: la de tu jefe/a y la tuya propia

  Tan importante es organizar la agenda de contactos de la empresa, con una clasificación milimétrica de clientes y proveedores, como saber crear tu propia agenda. Y es que una de las tareas como asistente/a de dirección será la de, por ejemplo, reservar un viaje a través de una agencia de viajes, enviar un paquete por mensajería, reservar mesa en un restaurante o contratar un taxi. Así, cuantos más y mejores contactos tengas, más eficiente serás en tu día a día.

¿Qué habilidades tiene que tener un asistente de dirección?

Dependiendo del tipo de empresa u organización, las funciones de un asistente de dirección pueden variar, pero en cualquier caso, si quieres trabajar como asistente/a debes tener ciertas habilidades. Veamos, pues, qué habilidades tienes que tener como asistente/a de dirección:

• Ser una persona muy organizada

  Muchas veces el perfil de asistente de dirección se convierte en la mano derecha de su jefe/a, por lo que tendrás que tener la capacidad de trabajar de manera muy organizada, para poder responder ante cualquier demanda de manera rápida y eficaz.

• Ser polivalente

  También a menudo tendrás que desempeñar varias funciones al mismo tiempo, por lo que se espera de ti que seas una persona polivalente y multitarea, y no dejar que te pueda la presión del día a día.

• Dominar idiomas

  Esto dependerá del mercado o sector de la empresa, sí, pero por regla general, un asistente de dirección tiene que dominar dos idiomas por lo menos.

• Ser buen comunicador

  Si quieres estudiar la FP de Asistencia a la Dirección debes saber que la comunicación oral y escrita es muy importante. Eres la cara visible de la organización y muchas veces la primera persona a la que contactan en la empresa, por lo que tienes que dominar las técnicas de comunicación institucional y promocional, y saber gestionar de forma eficiente las consultas, quejas y reclamaciones.

• Dominar la ofimática

  Será imprescindible que domines las herramientas tecnológicas y las aplicaciones digitales. Y es que tu día a día como asistente de dirección consiste en gestionar archivos y digitalizarlos, buscar información, clasificar documentación, gestionar el correo, etc.

• Inspirar confianza y discreción

  Llevas la agenda de dirección y trabajas con documentación sensible y confidencial, por lo que como asistente/a de dirección tienes la obligación de ser una persona discreta, leal y que inspire confianza.

• Ser una persona autónoma y emprendedora

  Tienes que tener la capacidad para ser una persona autónoma y emprendedora, activa y proactiva. De ti se espera que tengas un perfil resolutivo, que no necesites constantemente la aprobación de tu superior y que tengas iniciativa propia.

• Previsora

  Otra de las habilidades como asistente/a de dirección es la de adelantarte a las circunstancias sin esperar que te caigan los problemas encima. Muchas veces, deberás centrarte en buscar soluciones a problemas o a situaciones desagradables.

Ahora ya conoces las funciones de un Asistente de Dirección y los requisitos para ejercer esta profesión, aunque también te invitamos a descubrir las razones para estudiar este grado superior de asistencia a la dirección. Recuerda que se trata de una profesión muy requerida en cualquier departamento de una empresa privada o en un organismo público, por lo que si decides estudiar el Grado Superior presencial en Asistencia a la Dirección no te será difícil encontrar trabajo como asistente de dirección