¿Qué es y qué hace un asistente personal?

¿Qué es un asistente personal?

Un asistente personal es aquel profesional que se dedica a ayudar al director/a, CEO o gerente de una organización. Se trata de un cargo de confianza cuya función pasa por acompañar al director/a en sus reuniones o eventos públicos, gestionar su agenda, ayudar en trámites administrativos y, en definitiva, encargarse de organizar mejor su tiempo y su trabajo. Así que si estás pensando en estudiar para ser asistente personal, te contamos acerca de las funciones, tareas y los requisitos que necesitas que te ayudarán a convertirte en un profesional del sector de la administración y las finanzas.

El asistente personal es un profesional demandado en muchas empresas, por lo que si decides estudiar un Grado Superior en Asistencia a la Dirección, no te costará mucho encontrar trabajo tras finalizar tu formación y obtener tu título oficial. Dependiendo de la organización o empresa para la que trabajes, tus funciones como asistente personal pueden variar, pero en cualquier caso, podemos definir la figura del asistente a la dirección como el de un profesional polivalente que tienen el rol de ser la persona de confianza del director general, CEO o gerente. En la mayoría de los casos, el asistente personal se encarga de atender llamadas telefónicas, mantener actualizada la agenda de contactos de su superior o reservar un billete de avión en un momento dado. Pero lo cierto es que un asistente personal también tiene la labor de revisar documentos, preparar informes, tramitar cualquier asunto administrativo, gestionar la organización de eventos, coordinarse con los demás departamentos, atender proveedores e incluso redactar informes si fuera necesario.

Así, con todas estar tareas entre sus funciones, la preparación profesional de un asistente personal debe ser muy completa. Además, es importante que sepas que si quieres trabajar como asistente personal, debes ser una persona con excelentes capacidades de organización, con don de gentes, con facilidad para los idiomas (por lo menos el inglés), habilidades sociales y de comunicación y, por supuesto, con una formación específica en asistencia a la dirección.

Si tras leer todo lo que debe hacer un/a secretario/a de dirección te interesaría trabajar como asistente personal, te contamos a continuación las funciones y tareas del asistente personal ejecutivo y te mostramos qué debes estudiar para trabajar como asistente personal.

Funciones y tareas del asistente personal ejecutivo

Como te veníamos diciendo, el perfil del asistente personal, asistente a la dirección o secretario/a es el de una persona multitarea, con habilidades sociales y capaz de dar las respuestas apropiadas en el momento adecuado. Pero sí aun así te preguntas exactamente cuáles son las labores del asistente personal ejecutivo, te resumimos sus principales funciones y habilidades, al mismo tiempo que te invitamos a conocer las razones para estudiar un grado superior de asistencia a la dirección:

Saber llevar la agenda del director/a, gerente o CEO

Una de las principales funciones de un asistente personal es la de atender llamadas, responder correos electrónicos y organizar la agenda de dirección, con el fin de gestionar las tareas diarias de su director/a de la forma más efectiva posible.

Ser la persona intermediaria entre dirección y clientes o trabajadores

Otra de las tareas del asistente personal ejecutivo es la de ser la persona de contacto entre la dirección y los clientes internos, externos y trabajadores. En cualquier organización, las quejas, dudas o consultas recaen encima de dirección, así que como asistente personal debes ser capaz de “parar los golpes” y poder dar tú mismo/a una respuesta o solución antes de que llegue a tu superior.

Redactar informes y documentos

Como asistente personal debes también encargarte de tener listos los informes y documentos que se te pidan. En muchas ocasiones deberás también redactar determinada documentación corporativa, así que tendrás que ser cuidadoso/a con la ortografía y tener una alta capacidad de redacción.

Tener buena comunicación y don de gentes

Si existe una habilidad imprescindible para todo asistente personal, esta debe ser la capacidad de comunicar. Y es que si tienes claro que quieres ser asistente personal o secretario/a de dirección, tendrás que dominar el don de gentes y la comunicación verbal interpersonal. Además, será prácticamente obligatorio que domines idiomas, como mínimo el inglés.

Ser discreto/a y resolutivo/a

Al asistente personal también se le conoce como asistente a la dirección o secretario/a. Este último término proviene del latín “secretarius”, lo que significa “secreto”. Así pues, debes saber que un asistente personal debe ser, ante todo, una persona discreta y resolutiva, cumpliendo la función de dar apoyo a su superior, controlando su agenda y atendiendo sus necesidades profesionales, pero desde la prudencia, la discreción y sagacidad.

Una persona muy organizada

Por todo lo que te hemos contado, el/la asistente personal debe ser, por supuesto, una persona sumamente organizada, capaz de realizar múltiples tareas al mismo tiempo, con mano derecha y buena memoria para recordar datos, citas o reuniones.

¿Cuáles son los requisitos para convertirse en Asistente Personal?

Para ser asistente personal de dirección, hace falta tener determinadas habilidades técnicas, así como habilidades sociales o ‘soft skills’. Té contamos cómo ser Asistente Personal y cuáles son los requisitos para triunfar en esta profesión:

1. Persona muy discreta
   Un Asistente Personal es un cargo de confianza que tiene el requisito de ser una persona altamente discreta. A veces deberá trabajar con información confidencial y altamente sensible, con datos personales o documentación interna. Para ser ayudante personal hay que ser una persona muy profesional en su trabajo, discreta y reservada.

2. Perfil multitarea
   Los Asistentes Personales deben ser profesionales multitarea, capaces de saber hacer varias cosas al mismo tiempo, con la capacidad de controlarlas todas a la vez de forma eficaz y con total discreción: en un mismo espacio de tiempo puede atender una llamada, verificar la agenda de dirección, reservar una sala de reuniones y elaborar un informe.

3. Profesional versátil
   Tan importante es tener un perfil multitarea como ser un profesional versátil. Y es que dependiendo del despacho donde trabaje el asistente personal, o el tipo de superior al que asista, deberá hacer distintas funciones: desde llevar la gestión documental, hasta hacer de recepcionista, encargarse de los recursos humanos de la empresa o encargarse de la organización de eventos.

4. Comunicación y atención al cliente
   Un requisito más que indispensable para trabajar como asistente personal es mostrar una atención al cliente impecable y unas altas habilidades comunicativas: este asistente administrativo deberá hablar a menudo por teléfono, escribir correos y redactar informes, por lo que deberá usar un lenguaje correcto y formal, una buena redacción escrita.

5. Persona organizada
   La profesión de asistente personal lleva intrínseca la habilidad de ser una persona muy organizada, que sepa registrar toda la documentación jurídica y administrativa de la empresa. Además, este asistente de oficina deberá tener la capacidad de plantificar la agenda de su superior, tener preparada la documentación requerida en cada momento, recordarle las citas de la agenda o preparar las salas de reuniones.

6. Habilidades ofimáticas, informáticas y técnicas
   El trabajo del asistente personal implica dominar la ofimática, las tablas de excel y los procesadores de datos. Además, en su trabajo, el asistente de despacho debe tener ciertas habilidades informáticas y, al mismo tiempo, capacidad para dominar los equipos de oficina más comunes para un asistente a dirección: impresoras, encuadernadoras, fotocopiadoras, y todo el material consumible necesario.

¿Cuánto gana un Asistente Personal?

Este perfil asistente personal de la rama de la administración y gestión suele cobrar entre 20.000 y 26.000 euros anuales. Aun así, debes saber que las tareas y funciones de los asistentes personales pueden variar muchísimo, dependiendo de la persona a la que asistan, de los años de experiencia en un mismo puesto de trabajo o del grado de confidencialidad de los asuntos de gerencia y dirección. Es por ello por lo que un auxiliar o ayudante personal puede llegar a cobrar mucho más por su trabajo.

Cursos de formación profesional del asistente personal

¿Estás pesando en cómo ser asistente personal? Si te gusta la organización empresarial y la gestión administrativa, si además tienes don de gentes y habilidades comunicativas, el Grado Superior en Asistencia a la Dirección es una muy buena elección profesional. Además, la profesión de asistente personal te permitirá trabajar en empresas y organizaciones muy distintas, por lo que las oportunidades laborales que brinda esta profesión, son muchas.

En iFP te ofrecemos la posibilidad de cursar este grado superior en Asistencia a la Dirección en distintas modalidades: puedes estudiar la FP en Asistencia a la Dirección en Barcelona, la FP en Asistencia a la Dirección en Madrid o, si lo prefieres, también puedes estudiar la FP en Asistencia a la Dirección de forma online. Tras cursar este ciclo formativo de grado superior de dos años lectivos de duración, obtendrás el título oficial de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección, lo que te permitirá trabajar como asistente personal en cualquier empresa, multinacional o pyme, ya sea del sector privado o en un organismo público