Cómo ser Secretario
Si quieres ser secretario/a y trabajar en una empresa, debes saber que estos profesionales son los encargados de organizar el tiempo y el trabajo de una oficina. El secretario tiene un perfil multitasking y entre sus funciones están las de preparar reuniones o eventos, gestionar la agenda de sus superiores, atender llamadas, redactar documentos e informes y, en definitiva, llevar todas las tareas administrativas de un departamento u oficina.
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¿Qué funciones típicamente realiza un Secretario?
El trabajo de secretariado es necesario en cualquier empresa, sea grande o pequeña, y, aunque las tareas pueden variar según el equipo de trabajo o el tipo de empresa, las funciones de un secretario son suelen ser muy parecidas. Te contamos a continuación qué tareas realiza un secretario en una oficina y cuáles son las más importantes:
- La función principal de un secretario es garantizar que todas las tareas y trámites administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Será responsabilidad del asistente velar por el buen funcionamiento de su departamento, mantener todas las tareas al día y conseguir un buen clima de trabajo.
- Como secretario, una de las principales responsabilidades es llevar la agenda de reuniones o eventos de la oficina al día. Esto implica enviar recordatorios a los asistentes a la reunión, preparar todo el material y documentación para la reunión, hacer reservas de espacios, mantener el calendario actualizado, etc.
- Otra de las funciones de un secretario en un despacho es ayudar a preparar las presentaciones de una reunión o los documentos para enviar a un cliente. Y es que es muy común que el secretario de un despacho tenga la tarea de tomar notas durante las reuniones para después redactar dosieres, informes o documentos.
- En línea con los puntos anteriores, un secretario también puede ayudar en tareas generales, como el envío y redacción de correos electrónicos, la recepción de correo ordinario y paquetes que llegan a la oficina, la atención de llamadas, la organización de viajes, la reserva de hoteles y restaurantes, etc.
- Para ser secretario hay que ser una persona amable y sociable. Un asistente realiza tareas de atención y recepción, siendo la cara visible del departamento y la primera persona de referencia. Le tocará hacer de filtro ante sus superiores y atender a otros departamentos, a proveedores, a clientes y a socios externos.
- Si te preguntas cómo ser secretario, debes saber que en algunos puestos de trabajo también se te exigirá tener la capacidad de ser el ayudante personal de tu superior. Este nivel de responsabilidad implica que a menudo tendrás que tomar decisiones en nombre de tu jefe/a y encargarte de ciertas tareas como si fueras él/ella.
¿Cuáles son las habilidades principales para convertirse en Secretario?
Son muchas las habilidades que tiene que tener un secretario, algunas de ellas técnicas y otras conocidas como “soft skills” o habilidades blandas. Veamos los principales requisitos para convertirse en asistente de oficina:
- Habilidades informáticas
Un secretario necesita saber manejar hojas de cálculos, bases de datos, redactar documentos. Incluso saber manejar el CRM de la empresa. Por todo ello, uno de los requisitos indispensables del secretario es que tiene que tener un buen manejo del paquete Office y programas de secretariado que le permitan ser más eficientes en su trabajo. - Multitarea
El perfil del secretario es un profesional capaz de poder llevar a cabo muchas tareas y de forma simultánea. Y es que llevar la asistencia de un despacho requiere estar atento a muchos factores al mismo tiempo, así que este profesional de administración y gestión debe ser una persona con capacidad para trabajar de forma simultánea en varias cosas a la vez. - Persona organizada
La secretaria es una persona que, por su trabajo, se le exige tener un nivel muy elevado de organización y gestión del tiempo. Y es que este perfil es esencial para coordinar todas las tareas administrativas de una oficina, así como de llevar un control de la agenda, hacer y contestar llamadas, enviar mensajes, programar citas, hacer una reserva, etc. - Resolutivo y proactivo
Un buen perfil de secretariado es aquel que sabe cómo realizar su trabajo diario de forma organizada y, al mismo tiempo, es capaz de anticiparse a cualquier incidente y resolverlo sin esperar a que se lo pidan. Este gestor debe ser proactivo, con actitud positiva frente a cualquier problema y con ademán para resolver aquello que no estaba previsto. - Buen comunicador
Tener habilidades comunicativas y de redacción es otro de los requisitos de un secretario. Y es que en su día a día deberá escribir documentos e informes y se le exige hacerlo con buena redacción y escritura, facilidad de síntesis y buena ortografía. También debe ser un buen orador y, en ocasiones, con cualidades para la negociación y los tratos comerciales. - Saber idiomas
Un secretario tiene que saber idiomas, por lo menos el inglés. Y es que en un mundo tan globalizado, muchas de las negociaciones empresariales se hacen con empresas internacionales, con lo que tener conocimientos de un idioma extranjero (tanto oral como escrito) será necesario si quieres ser secretario en un despacho de oficinas. - Buena presencia
El secretario es, muchas veces, el mediador entre un cliente y un director/a o jefe. También es la primera persona con la que un cliente habla cuando quiere contactar con la empresa. Por todo ello, tener una buena presencia y mostrar respeto y consideración frente a cualquiera de sus compañeros de trabajo, proveedores o clientes es fundamental para este cargo.
Certificaciones para mejorar empleabilidad de un Secretario
¿Cuál es el sueldo de un Secretario?
Un secretario se encarga de muchas tareas y, en función de las necesidades del despacho o departamento, será la persona responsable de la administración de la oficina. Su sueldo, aunque puede variar según estos factores, está actualmente entre los 22.000 y los 28.000 euros anuales. Aun así, y al tratarse de un cargo de confianza, un secretario con muchos años de experiencia, un nivel de responsabilidad elevado y una larga trayectoria en una misma empresa, puede llegar a cobrar mucho más.