Cómo escribir correos electrónicos correctos y eficientes

Todos escribimos correos a diario, en nuestra vida laboral y fuera de ella. La mayoría de gente cree utilizarlo de manera correcta pero en la práctica no es del todo cierto. ¿Eres tu una de estas personas? 

Es una de las formas más utilizadas para comunicarte a nivel de empresa. En este post veremos cómo escribir correos electrónicos correctos y eficientes.

El correo electrónico ha revolucionado, sin duda, nuestra forma de comunicarnos. Es un instrumento muy ágil, eficaz y que nos permite enviar grandes volúmenes de información desde cualquier parte del mundo. No obstante, no siempre le sacamos todo el provecho. 

Como en cualquier situación comunicativa, conviene saber quién/es son los destinatarios y su contexto comunicativo (si es un correo personal, laboral, profesional, etc.), el tema y la finalidad del mensaje (¿es un correo electrónico de venta, de disculpa, es una comunicación administrativa...?), la relación personal entre los interlocutores (que determinará el nivel de formalidad), si es un mensaje inicial o una respuesta a otro, etc.

La estructura básica de un correo electrónico, sobre todo si es formal, es similar a la de una carta. Debe contener el saludo, la introducción (donde explicaremos el objetivo o tema de la comunicación), el desarrollo (donde aparecerán los detalles), la conclusión y la despedida.

Una vez tenemos claros los aspectos señalados anteriormente, conviene seguir también las siguientes recomendaciones:

• Guardar las fórmulas de cortesía: saludar y despedirse correctamente, así como firmar con nuestros datos. En esta línea, es conveniente recordar que debemos evitar el uso de mayúsculas, dado que se considera una falta de educación equivalente a gritar.

• Escribir de manera concisa y concreta. Redactar el texto en párrafos breves. Así, no sólo distribuiremos correctamente el texto sino que también se visibilizará de manera más clara y legible. Las ideas deben ordenarse, preferiblemente, de mayor a menor relevancia.

• Usar un lenguaje claro y accesible, que contribuya a expresar claramente el objetivo de la comunicación. 

• Utilizar la parte del asunto para resumir el mensaje. El asunto debe ser preciso, claro y descriptivo. Debe transmitir la idea principal del correo electrónico.

• Si la información es muy larga, evitar que el correo electrónico sea muy largo. En ese caso, siempre podemos adjuntar un archivo con la información que queramos transmitir.

• Repasar el mensaje para corregir la gramática y los errores mecanográficos pero también para evitar olvidarnos del archivo que queremos adjuntar si fuera el caso.

• Ser conscientes de la protección de datos y la privacidad de las personas haciendo uso de la opción de la copia oculta.

• Evitar el lenguaje sexista.

La lengua es una excelente carta de presentación en la empresa y nuestras comunicaciones deben transmitir profesionalidad y cortesía. ¿Crees que siempre recibes correos electrónicos bien redactados?