Cómo ser Auxiliar Administrativo
El auxiliar administrativo es una figura cada vez más demandada en el mundo laboral y clave para el correcto funcionamiento de una empresa y sus departamentos. De hecho, es uno de los puestos de trabajo imprescindibles para cualquier organización, y muy completos en cuanto a sus tareas: el perfil del asistente administrativo requiere conocimientos y habilidades para realizar trabajos de apoyo a la dirección de una empresa, así como dotes organizativas, conocimientos de gestión y buena relación con los clientes y proveedores.
20.000€ - 24.000€
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¿Qué FP debo seguir para ser Auxiliar Administrativo?
¿Qué funciones típicamente realiza un Auxiliar Administrativo?
Las funciones de un perfil auxiliar administrativo son muchísimas y todas imprescindibles para su correcta actividad en una empresa. Aunque en la mayoría de los casos las tareas a realizar son las mismas, dependiendo del tipo de empresa o del departamento donde trabaje, este técnico se encargará de realizar unas funciones u otras. Analizamos las tareas principales para ser auxiliar administrativo:
- Como auxiliar administrativo deberá encargarse de la recepción y archivo de documentos, así como de la correspondencia y mensajería entrante y saliente. La gestión de todos los documentos es una de las tareas más comunes de un asistente administrativo, así que se le exige sea una persona muy organizada y disciplinada.
- Organizar la agenda de tareas y contactos. De hecho, un auxiliar administrativo a veces tiene que tener más de una agenda: la suya propia, y la de su jefe/a o la de los eventos de la empresa.
- Atender las llamadas telefónicas y recibir a las visitas también es otra de las funciones del asistente administrativo, que se convierte muchas veces en la primera persona que recibe a un cliente, proveedor o persona externa. El auxiliar administrativo es, pues, la cara de la empresa, así que su buena presencia y actitud serán clave para la organización.
- Para realizar este tipo de trabajo y convertirse en un buen técnico-administrativo hay que saber preparar informes y resúmenes. Hace falta tener una buena redacción y ortografía. También es importante que este perfil administrativo tenga una alta capacidad de síntesis.
- Según el puesto de trabajo de un auxiliar administrativo, una de sus funciones será la de responsabilizarse de la coordinación de actividades o eventos. Por lo que le tocará llevar un control del trabajo de los equipos, gestionar los proveedores y asegurarse de que todo salga como estaba planificado.
- En muchas ocasiones, para ser auxiliar administrativo, es indispensable saber dominar las principales herramientas de oficina, puesto que le tocará hacer trabajos de impresión y fotocopias, encuadernación y presentaciones, etc. También tiene que tener un buen manejo de las aplicaciones informáticas básicas como Excel, Word o PDF.
- Otra de las funciones que debe desempeñar un auxiliar administrativo es la de realizar determinados trámites administrativos, por lo que es extremadamente importante que sepa expedir certificados, generar archivos de personal, realizar hojas de gastos, registrar documentos fiscales, contratos, etc.
8 habilidades necesarias para ser un buen Auxiliar Administrativo
Para ser un buen auxiliar administrativo hace falta ser una persona metódica, con don de gentes y resolutiva. Te mostramos 8 habilidades necesarias que debe tener un asistente administrativo:
- Persona organizada
El técnico auxiliar administrativo tiene que ser una persona organizada, puesto que son muchas sus funciones y estas implican, a veces, estar en muchos sitios distintos al mismo tiempo. Será requisito indispensable, pues, que lleve una buena planificación y control de sus tareas si quiere realizar bien su trabajo. - Trabajo multitarea
Para ser administrativo hay que ser una persona capaz de realizar varias tareas al mismo tiempo y de manera eficaz. Es muy común que a este puesto de trabajo de oficina le toque atender las peticiones de sus superiores al mismo tiempo que esté redactando unos informes o respondiendo un correo electrónico. Todo ello al mismo tiempo y sin que la concentración afecte al resultado. - Dominar las TIC
Un asistente administrativo hoy en día debe ser capaz de dominar los programas de CRM de la empresa, las hojas de cálculo, las bases de datos, el correo electrónico, etc. En definitiva, el perfil de auxiliar de oficina tiene que tener un gran dominio del ordenador y de las aplicaciones informáticas para desarrollar correctamente su trabajo. - Buena actitud
Es importante que el perfil de auxiliar administrativo tenga una buena actitud y relación con la dirección, con sus compañeros de trabajo y con los clientes y proveedores. Muchas veces la figura del auxiliar de administración es una pieza clave en las relaciones interdepartamentales o la hora de tratar con clientes, así que deberá ser una persona con ganas de relacionarse y con una actitud predispuesta a llevarse bien con el resto de personas. - Habilidades comunicativas
Hablar por teléfono, escribir correos, redactar informes, exponer documentos, etc. Un requisito indispensable para ser un buen auxiliar administrativo es tener determinadas habilidades comunicativas, saber relacionarse con sus compañeros y clientes y una alta capacidad para entender y hacerse entender. - Habilidades para los idiomas
Para atender necesidades en los puestos o departamentos que requieren conocimiento de idiomas, el auxiliar administrativo deberás saber, por lo menos, inglés. Y es que puede que la empresa tenga delegaciones fuera de España, sea una organización internacional, o el auxiliar administrativo tenga que mantener contacto con proveedores internacionales. - Buena memoria
Una de las características de un buen auxiliar administrativo es que tiene que tener buena memoria. Y es que debido a su trabajo, en ocasiones deberá ser capaz de recordar fechas, nombres, datos, recordatorios, etc. Una agenda es una herramienta esencial en estos puestos de trabajo para que no se escape nada. - Persona muy discreta
Para ser asistente de administración en una empresa hace falta ser una persona discreta, ya que a menudo le toca trabajar con material altamente sensible, con datos personales o documentación interna. Se exige de este profesional que sea una persona prudente, reservada y profesional en su trabajo.
Certificaciones para mejorar empleabilidad de un Auxiliar Administrativo
¿Cuál es el salario promedio de un Auxiliar administrativo?
El sueldo de un asistente administrativo en España es de 20.000 a 24.000 euros anuales, aunque este salario promedio puede variar según trabaje en una empresa pública o privada. En el sector privado, el sueldo de un auxiliar administrativo se suele regir por el convenio de la empresa y puede variar en función de su valía, de la experiencia que tenga o de la responsabilidad que se le exija al profesional administrativo.