Cómo ser Recepcionista
Un recepcionista es aquel profesional con estudios de gestión administrativa, encargado de gestionar y dar apoyo a cualquiera de los departamentos de una empresa de cualquier sector. Se trata de un perfil multitarea que principalmente brinda atención a clientes, a proveedores y al mismo personal al interno de la organización. Además, el recepcionista se encarga de atender llamadas telefónicas, a recepcionar la correspondencia y mensajería y a dar apoyo en distintas tareas administrativas.
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¿Qué formación es necesaria para ser Recepcionista?
¿Qué tareas se espera que realice un Recepcionista?
Un recepcionista es un perfil administrativo clave en cualquier organización. Es la cara amable de la empresa, y su función principal es recepcionar a los clientes, proveedores o cualquier persona que llama por teléfono o entra por la puerta de la empresa. Además de ello, el recepcionista se encarga de otras funciones técnicas:
- La primera y principal función de un recepcionista es atender a las personas. Será trabajo de este perfil de gestión administrativa, interesarse por el motivo de la visita de cualquier persona que acuda a la oficina. Un recepcionista pasa nota a sus superiores o compañeros, avisando de la llegada de la tercera persona.
- Una función esencial del recepcionista, aunque no forma parte de sus tareas diarias, es que debe ser capaz de entender la jerarquía empresarial, aprenderse los puestos de trabajo de sus compañeros y hasta sus nombres. De esta forma, sabrá pasar mejor las llamadas, o derivarlas a otras personas de su equipo.
- El puesto de recepcionista implica atender llamadas telefónicas y correos electrónicos. Al igual que con la presencia de visitas a la oficina, este profesional debe responder al teléfono y, o bien derivar la llamada, o bien tomar nota del nombre de la persona que ha llamado y del motivo de su llamada pasar el recado después.
Otra tarea para ser recepcionista es saber encargarse de la correspondencia que llega a la oficina, así como de la paquetería. En ambos casos, el recepcionista debe firmar los albaranes y encargarse de entregar las cartas y los paquetes a su destinatario final, o bien clasificarlo todo en el caso de recibir productos de oficina.
En muchos casos, es probable que un recepcionista tenga que asumir tareas más administrativas, como preparar facturas, archivar documentos, hacer fotocopias, preparar dosieres para una presentación, reservar una sala de reuniones, preparar cartas para enviar por correspondencia, etc.
En la mayoría de los despachos, será trabajo del recepcionista encargarse de proveer el material de la oficina y hacer los pedidos para su repuesto. Esto incluye desde material de oficina y papelería hasta material común para el correcto funcionamiento del despacho (el tóner de la impresora, la prensa diaria, …).
En el caso de recepcionistas de centros médicos, peluquerías o cualquier otra empresa de servicios, es frecuente que este profesional se encargue de concertar las citas y registrar la reserva en el sistema informático. Algunos recepcionistas también se encargan de hacer llamadas de recordatorios días previos a la visita.
¿Cuáles son los requisitos para convertirse en Recepcionista?
El profesional recepcionista es un perfil que comparte muchas tareas similares al de un perfil como el de atención al cliente. Es por ello que sus habilidades se basan sobre todo en habilidades blandas, propias de una correcta atención y servicio. Veamos, entonces, los requisitos principales para convertirse en recepcionista:
- Dominio del paquete Office
Un office manager necesita tener un alto nivel en gestión de CRM’s, saber manejar hojas de cálculos Excel, bases de datos, presentaciones PowerPoint, redactar documentos, etc. Así que, para conseguir trabajo como gestor de empresas, será requisito indispensable tener un buen manejo del paquete Office y programas de gestión de bases de datos. - Perfil resolutivo
Un office manager debe ser una persona empática, proactiva, de trato agradable, con buena presencia y con capacidad resolutiva para solucionar cualquier problema técnico que suceda en la oficina. De este profesional se espera que tenga alta capacidad por entender el buen funcionamiento de la organización y saber anticiparse a cualquier contratiempo. - Saber inglés
Otro de los requisitos indispensables como office manager, es que tenga un alto nivel de inglés, tanto oral como escrito. Y es que depende del sector empresarial, pero es muy probable que, en su día a día, deba trabajar con proveedores o clientes de lengua inglesa y se requiera de él/ella que, como mínimo, sepa atender llamadas telefónicas o redactar correos en inglés. - Habilidad comunicativa
Tener una buena comunicación es, probablemente, la habilidad más importante de un office manager. Y es que a este perfil se le pide que tenga una excelente atención al cliente, habilidades interpersonales y que sepa comunicarse de forma clara, con un lenguaje acorde a su puesto de trabajo. También deberá tener una buena redacción escrita. - Persona comprometida y discreta
Ser office manager significa tener mucha información relacionada con aspectos internos de la empresa. Es por ello que un office management requiere poder contar con un perfil altamente discreto, que sepa realizar su trabajo con total rigurosidad y esté altamente comprometido con la empresa. A veces deberá trabajar con información sensible, así que se le exigirá confidencialidad. - Persona organizada y metódica
Como cualquier perfil profesional que trabaja en administración y gestión, el office manager debe tener habilidades organizativas y ser una persona planificada y metódica. De él/ella se valorará que sea un perfil multitarea capaz de saber hacer varias tareas al mismo tiempo. Así pues, saber llevar una buena gestión del tiempo también le ayudará a poder ejecutar sus tareas de forma eficaz.
Certificaciones para mejorar empleabilidad de un Recepcionista
¿Cuál es el sueldo promedio de un Recepcionista?
Un perfil de recepcionista en España cobra actualmente entre los 20.000 y los 26.000 euros anuales, aunque dependiendo del trabajo que le toque hacer en su día a día, y del tipo de empresa u organización donde trabaje, su sueldo anual puede ser distinto. Además, el sueldo de un recepcionista puede variar dependiendo del convenio sectorial de la empresa y, por supuesto, se espera que su salario también pueda ser mayor cuanta más experiencia tenga o cuantos más años lleve trabajando en la misma empresa.
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