Cómo ser Recepcionista

Un recepcionista es un perfil administrativo clave en cualquier organización. Es la cara amable de la empresa, y su función principal es recepcionar a los clientes, proveedores o cualquier persona que llama por teléfono o entra por la puerta de la empresa. Además de ello, el recepcionista se encarga de otras funciones técnicas:

• La primera y principal función de un recepcionista es atender a las personas. Será trabajo de este perfil de gestión administrativa, interesarse por el motivo de la visita de cualquier persona que acuda a la oficina. Un recepcionista pasa nota a sus superiores o compañeros, avisando de la llegada de la tercera persona.
• Una función esencial del recepcionista, aunque no forma parte de sus tareas diarias, es que debe ser capaz de entender la jerarquía empresarial, aprenderse los puestos de trabajo de sus compañeros y hasta sus nombres. De esta forma, sabrá pasar mejor las llamadas, o derivarlas a otras personas de su equipo.
• El puesto de recepcionista implica atender llamadas telefónicas y correos electrónicos. Al igual que con la presencia de visitas a la oficina, este profesional debe responder al teléfono y, o bien derivar la llamada, o bien tomar nota del nombre de la persona que ha llamado y del motivo de su llamada pasar el recado después.

• Otra tarea para ser recepcionista es saber encargarse de la correspondencia que llega a la oficina, así como de la paquetería. En ambos casos, el recepcionista debe firmar los albaranes y encargarse de entregar las cartas y los paquetes a su destinatario final, o bien clasificarlo todo en el caso de recibir productos de oficina.
• En muchos casos, es probable que un recepcionista tenga que asumir tareas más administrativas, como preparar facturas, archivar documentos, hacer fotocopias, preparar dosieres para una presentación, reservar una sala de reuniones, preparar cartas para enviar por correspondencia, etc.
• En la mayoría de los despachos, será trabajo del recepcionista encargarse de proveer el material de la oficina y hacer los pedidos para su repuesto. Esto incluye desde material de oficina y papelería hasta material común para el correcto funcionamiento del despacho (el tóner de la impresora, la prensa diaria, …).
• En el caso de recepcionistas de centros médicos, peluquerías o cualquier otra empresa de servicios, es frecuente que este profesional se encargue de concertar las citas y registrar la reserva en el sistema informático. Algunos recepcionistas también se encargan de hacer llamadas de recordatorios días previos a la visita.