Gestión del tiempo: el correo electrónico

El elevado uso que se hace actualmente del e-mail ha hecho que muchas personas lo cataloguen como un ladrón del tiempo.Cada uno de nosotros debe encontrar el sistema que mejor se adecue a su personalidad, situación y profesión

El correo electrónico ha revolucionado, sin duda, nuestra forma de comunicarnos. Es un instrumento muy ágil, eficaz y que nos permite enviar grandes volúmenes de información desde cualquier parte del mundo.

Sin embargo, el elevado uso que se hace actualmente del e-mail, ha hecho que muchas personas lo cataloguen como un ladrón del tiempo, e incluso existen comportamientos adictivos a él dado que leer y responde el correo nos hace sentirnos muy productivos.

¿Cómo gestionar de manera eficiente el correo electrónico?

Aunque cada uno de nosotros debe encontrar el sistema que mejor se adecue a su personalidad, situación y profesión; podemos fijar algunas consideraciones generales:

1. Empezamos con un clásico: no revises de manera continua el correo. Al principio, si te supone mucho esfuerzo, consúltalo cada hora, rebaja el número hasta las 5 o 6 al día hasta dejarlo en una frecuencia de 2 o 3 diarias. El e-mail suele ser lo primero que revisamos en nuestra jornada laboral. Sin embargo nuestros objetivos o prioridades no son consultar el e-mail sino desarrollar tal o cual proyecto. El correo sólo es un instrumento.
2. Antes de escribir un correo piensa si éste es necesario. La mejor manera de reducir nuestro volumen de e-mails entrantes es disminuir el saliente. No abuses de poner a demasiadas personas en copia y piensa si es el e-mail la mejor vía para esa comunicación.
3. Esfuérzate escribiendo e-mails completos (¡no te olvides el fichero adjunto! Olvidos así generan más tráfico de correos), pero concisos y claros. Repasa el texto antes de enviarlo.
4. Organiza el correo utilizando carpetas, etiquetas, categorías en función de los temas, proyectos, acciones, información de referencia, etc.
5. Borra lo que no necesites ahora ni adelante. ¡También existe algo parecido al síndrome de Diógenes con el correo! Eso sí, antes de borrar, ten cuidado con la carpeta de SPAM. Allí a veces se colocan algunos correos que pueden ser importantes.
6. Usa los filtros.
7. Date de baja de suscripciones, newsletters y boletines que realmente no te aporten valor a tu actividad.
8. Mantén un correo privado y separado del profesional.
9. Si la acción que te va a exigir el correo no va a llevarte más de 2 o 3 minutos, ¡hazla!
10. Y, sobre todo, lee, lee y lee... lee hasta que dejes la bandeja de entrada a cero.

¿Cuántos correos recibes al día?, ¿cómo lo gestionas?